Polisi Preifatrwydd

Bydd y Rheolwr Cydymffurfiaeth yn gyfrifol am sicrhau bod y polisi’n cael ei adolygu o leiaf unwaith y flwyddyn ac yn unol â newidiadau mewn deddfwriaeth. Bydd y Rheolwr Contractau a Data yn gyfrifol am sicrhau bod y tîm Rheoli Uwch a’r Bwrdd yn cael gwybod am y polisi a’i gynnwys. Bydd Rheolwyr Adran yn gyfrifol am sicrhau bod yr holl staff o dan eu rheolaeth uniongyrchol yn cadw at y polisi.

Bydd y polisi’n cael ei gyfleu drwy wefan y cwmni ac IrisHR. Bydd y polisi’n cael ei storio ar rwydwaith mewnol y cwmni yn y ffolder polisïau a gweithdrefnau ar gyfer diogelwch gwybodaeth.

Gwneir newidiadau i’r polisi gan y Rheolwr Cydymffurfio, gyda cheisiadau am newidiadau i’w gwneud drwy e-bost i roberthaines@acttraining.org.uk. Mae ein polisi preifatrwydd yn esbonio pa wybodaeth rydym yn ei chasglu, pam rydym yn ei chasglu, a sut rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon. Yn ogystal â hyn, bydd y polisi yn esbonio’r camau rydym yn eu cymryd i ddiogelu eich gwybodaeth. Mae’r polisi hefyd yn esbonio eich hawliau mewn perthynas â’ch data personol.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am eich data personol neu am y polisi preifatrwydd hwn, anfonwch e-bost atom yn dataprotection@acttraining.org.uk neu ysgrifennwch atom yn y cyfeiriad canlynol:

Swyddog Diogelu Data
ACT
Ocean Park House
East Tyndall Street
Cardiff
CF24 5ET

Rydym yn casglu gwybodaeth gennych er mwyn ein galluogi i ddarparu ein gwasanaethau i chi fel cwsmer neu randdeiliad y cwmni. Bydd yr holl wybodaeth bersonol a roddwch i ni yn cael ei chofnodi, ei defnyddio a’i diogelu gennym yn unol â’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol a Deddf Diogelu Data 2018.

Yn gyffredinol, byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth at y dibenion canlynol:

• I weinyddu a darparu gwasanaethau yr ydych yn gofyn amdanynt neu wedi mynegi diddordeb ynddynt
• Ar gyfer cadw cofnodion mewnol ac olrhain cynnydd yn erbyn y gwasanaethau rydym yn eu darparu
• Byddwn yn rhannu’r wybodaeth hon â Llywodraeth Cymru a chyrff cyhoeddus eraill, er mwyn cyflawni gwaith ariannu, cynllunio, monitro ac arolygu dysgu, ac i gynhyrchu cyhoeddiadau ystadegol.
• Gyda chyrff dyfarnu er mwyn gweinyddu’r gwaith o gyflwyno rhaglenni dysgu
• I gyfathrebu â chi am y gwasanaethau yr ydych yn gofyn amdanynt neu’n mynegi diddordeb ynddynt
• I bersonoli a/neu deilwra unrhyw gyfathrebiadau y gallwn eu hanfon atoch.
• I gynorthwyo gydag ymchwil ystadegol
• Bydd Llywodraeth Cymru hefyd yn defnyddio eich gwybodaeth yn y ffyrdd canlynol:
• Gan drydydd partïon dethol, gan gynnwys sefydliadau ymchwil gymdeithasol, i gynnal ymchwil, dadansoddi neu fonitro cyfle cyfartal sy’n ymwneud ag addysg a hyfforddiant.
• Gan Lywodraeth Cymru a thrydydd partïon sy’n gweithredu ar ei rhan, i gynorthwyo i gysylltu eich cofnodion â ffynonellau data eraill at ddibenion ymchwil ystadegol.
• Gall Llywodraeth Cymru rannu eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad a chod post â swyddogion cofrestru etholiadol sy’n cymryd rhan mewn cynlluniau peilot paru data i wella cywirdeb cofrestrau etholiadol.
• Gall eich manylion cyswllt gael eu trosglwyddo i gontractwyr sy’n gweithredu ar ran Llywodraeth Cymru, gan gynnwys Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru, i gynnal cyfweliadau neu arolygon gyda dysgwyr presennol a chyn-ddysgwyr, fel rhan o werthusiadau ffurfiol o raglenni a ariennir gan Lywodraeth Cymru. Bydd contractwyr yn cysylltu â sampl o unigolion.
• Efallai y cysylltir â chi ac y gofynnir i chi gymryd rhan mewn gwerthusiad o’ch profiad personol o weithgaredd dysgu.

Os cysylltir â chi, bydd diben y cyfweliad neu’r arolwg yn cael ei egluro i chi a byddwch yn cael yr opsiwn i ddweud ie neu na i gymryd rhan. Bydd contractwyr yn defnyddio eich manylion at ddiben cynnal y gwerthusiad yn unig ac yn unol â’r Ddeddf Diogelu Data. Yna bydd eich manylion yn cael eu dileu unwaith y bydd y contract gwerthuso wedi’i gwblhau.

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth am resymau cyfreithiol os credwn, yn ddidwyll, fod mynediad at y wybodaeth, ei defnyddio, ei chadw neu ei datgelu yn angenrheidiol er mwyn:

• Bodloni ceisiadau gan gyrff llywodraethol ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith mewn perthynas ag unrhyw ymchwiliad i gynorthwyo i ganfod ac atal unrhyw weithgarwch anghyfreithlon
• Canfod neu atal twyll, materion diogelwch neu faterion technegol
• Cynorthwyo trydydd partïon eraill mewn achosion cyfreithiol

Wrth ddarparu ein gwasanaethau i chi, efallai y byddwn yn casglu ac yn storio unrhyw wybodaeth bersonol a roddwch i ni.

Byddwn yn cadw cofnod o’r wybodaeth ganlynol mewn perthynas â’ch data personol:

• Eich enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad geni
• Cyfeiriad e-bost
• Rhif ffôn
• Manylion talu, lle bo hynny’n berthnasol
• Anabledd, anghenion dysgu ychwanegol neu ofynion iechyd
• Mae’r rhain yn ddewisol ac mae gennych ddewis i ddarparu neu beidio â darparu’r wybodaeth hon
• Cyfeiriad IP
• Cyfeiriad MAC
• Stamp dyddiad ac amser

Pan fyddwch yn rhyngweithio â llwyfannau digidol y cwmni, yn creu cyfrif ar-lein, yn cofrestru i dderbyn cyfathrebiadau marchnata gennym, yn llenwi un o’n ffurflenni ar-lein neu all-lein, neu’n darparu eich gwybodaeth bersonol i ni yn uniongyrchol, efallai y byddwn yn casglu ac yn storio unrhyw wybodaeth bersonol a roddwch. Efallai y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon i ddarparu gwasanaethau yr ydych yn gofyn amdanynt gennym, ac i gynnal ymchwil ystadegol.

Pan fyddwn yn rhyngweithio â chyflenwyr, byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol, adnabyddadwy fel:

• Enw’r gweithiwr
• Rhif ffôn
• Cyfeiriad e-bost gwaith

Rydym yn casglu’r wybodaeth hon er mwyn gallu cysylltu â chi ynglŷn â’r nwyddau neu’r gwasanaethau rydych chi’n eu cyflenwi i ni, er mwyn caniatáu inni osod archebion ychwanegol gyda chi a thalu am nwyddau a gwasanaethau rydych chi’n eu cyflenwi i ni. Bydd y data hwn yn cael ei gadw am 6 mlynedd o’r pwynt y caiff y nwyddau neu’r gwasanaethau rydych chi’n eu cyflenwi.

Byddwn yn cadw eich data cyhyd ag y bo angen i ddarparu ein gwasanaethau i chi, neu oni bai bod cyfnod hirach yn ofynnol gan ofyniad cytundebol, cyfreithiol neu reoleiddiwr. Mae rhagor o wybodaeth ynghylch cyfnodau cadw ar gael yn ein polisi preifatrwydd.

Fel gyda llawer o wefannau eraill, rydym yn defnyddio cwcis technoleg safonol ar ein gwefan. Ffeil fach yw cwci sy’n gofyn am ganiatâd i gael ei osod ar eich cyfrifiadur. Mae’r ffeiliau hyn yn ein helpu i ddadansoddi traffig gwe ar bob ymweliad â’n safle. Mae’r cwcis hyn yn ein helpu i ddadansoddi data am ein gwefan a gwella ein gwefan er mwyn sicrhau ein bod yn parhau i ddiwallu anghenion ein cwsmeriaid. Dim ond at ddibenion dadansoddi ystadegol yr ydym yn defnyddio’r wybodaeth hon ac yna caiff y data ei dynnu o’r system.

Gallwch ddewis derbyn neu wrthod y cwcis hyn trwy osodiadau eich porwr gwe, fodd bynnag, gall gwrthod cwcis effeithio ar eich defnydd o’r wefan.

Rydym yn cymryd diogelwch eich gwybodaeth o ddifrif iawn ac yn gweithio’n galed i sicrhau ei bod wedi’i diogelu rhag mynediad heb awdurdod. Mae gennym waliau tân ac amgryptio priodol ar waith ar y cronfeydd data sy’n dal eich data personol a dim ond yn unol â pholisi rheoli mynediad y cwmni y ceir mynediad at y wybodaeth hon.

Yn ogystal â hyn, mae gennym reolaethau mynediad corfforol ar waith yn ein hadeiladau a dim ond i’r gweithwyr hynny sydd ei angen i gyflawni eu rôl swydd y rhoddir mynediad at eich data. Gall gweithwyr gael eu disgyblu neu eu contract gael ei derfynu os na fyddant yn cydymffurfio â’r rhwymedigaethau hyn.

Ni fyddwn yn gwerthu, dosbarthu na phrydlesu eich data personol gydag unrhyw drydydd partïon oni bai bod gennym eich caniatâd penodol neu ei bod yn ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Dim ond lle mae’r gyfraith yn caniatáu y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a roddoch i ni. Yn gyffredinol, byddwn yn prosesu eich data personol yn y ffyrdd canlynol:

• Wrth gyflawni contract a wnawn gyda chi
• Lle bo angen, er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol yr ydym yn ddarostyngedig iddi
• Yn unol â buddiannau’r cyhoedd
• Ar gyfer buddiannau busnes cyfreithlon

• Yr hawl i ofyn am gopi o’r data personol sydd gennym amdanoch chi
• Yr hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw ddata personol os canfyddir ei fod yn anghywir neu’n hen ffasiwn
• Yr hawl i ofyn i’ch data personol gael ei ddileu (o dan rai amgylchiadau)
• Yr hawl i dynnu’ch caniatâd i’r prosesu yn ôl ar unrhyw adeg, lle’r oedd caniatâd yn sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r data
• Yr hawl i ofyn i ni ddarparu eich data personol i chi a lle bo modd, i drosglwyddo’r data hwnnw’n uniongyrchol i reolwr data arall
• Yr hawl, lle mae anghydfod ynghylch cywirdeb neu brosesu eich data personol, i ofyn am osod cyfyngiad ar brosesu pellach;
• Yr hawl i wrthwynebu prosesu data personol, (lle bo’n berthnasol h.y. lle mae prosesu yn seiliedig ar fuddiannau cyfreithlon (neu gyflawni tasg er budd y cyhoedd/arfer awdurdod swyddogol); marchnata uniongyrchol a phrosesu at ddibenion ymchwil wyddonol/hanesyddol ac ystadegau
• Cyflwynwch gŵyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) sef y rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

Gallwch ofyn am fanylion y data personol sydd gennym amdanoch chi o dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol a Deddf Diogelu Data 2018. Os ydych chi’n credu bod unrhyw ran o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi yn anghywir neu’n anghyflawn, ysgrifennwch neu e-bostiwch ni cyn gynted â phosibl gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a restrir yn yr adran sut i gysylltu â ni.