Polisi Cwynion a Chanmoliaeth (Grŵp CAVC)
Ymrwymiad
Yn y polisi hwn, mae’r term “Grŵp” yn cyfeirio at bob darparwr o fewn Grŵp Coleg Caerdydd a’r Fro. Mae’r polisi hwn wedi’i seilio ar weledigaeth y Coleg – Ysbrydoledig, Cynhwysol a Dylanwadol – a bydd yn cefnogi’r Coleg i weithio tuag at ein prif ysgogwyr: Ansawdd, Effeithlonrwydd a Thwf. Bydd y polisi’n ymgorffori’r egwyddorion canlynol:
- Rhaid i’r rhai sy’n cael mynediad at Ddysgu ar draws y Grŵp fod yn rhydd rhag gwahaniaethu.
- Bydd dysgwyr yn cael eu cefnogi i’w galluogi i gyflawni eu potensial wrth ddysgu, mewn amgylchedd sy’n dileu neu’n lleihau anfantais, yn cymryd camau i ddiwallu eu hanghenion ac yn annog cyfranogiad.
- Byddwn yn cefnogi dysgwyr i ddatblygu’r sgiliau sydd eu hangen arnynt i symud ymlaen yn llwyddiannus drwy gydol eu bywydau.
Cwmpas a Diben y Polisi
Diben y polisi hwn yw sicrhau bod prosesau a gweithdrefnau effeithiol ar gyfer Cwynion, Canmoliaeth a Sylwadau ar waith ar draws Grŵp CAVC.
Mae’r Grŵp wedi ymrwymo i ddarparu profiadau dysgu o safon fyd-eang i bob dysgwr o’r adeg y maent yn gwneud cais, drwy’r broses dderbyn ac wrth iddynt fod ar eu taith gyda ni. Mae’r Grŵp yn ymdrechu i gynnal safonau uchel ym mhob un o’i weithgareddau, gan gynnwys Addysgu, Dysgu ac Asesu, a darparu gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol drwy welliant parhaus. Rydym hefyd yn cydnabod yr effaith sydd gennym ar ein cymuned leol.
Mae’r Grŵp wedi ymrwymo i:
Sicrhau bod pob cwyn, canmoliaeth a sylw yn cael eu rheoli a’u prosesu yn y ffordd fwyaf priodol, gan ddilyn gweithdrefn benodol, gan gynnwys yr hawl i apelio. Bydd pob rhan o’r Grŵp yn nodi’r holl ddogfennau y dylid eu cwblhau yn dilyn cwyn, a phryd y dylid uwchgyfeirio cwynion yn fewnol neu’n allanol. Bydd y gweithdrefnau hyn yn cynnwys cyfeiriad at sut y caiff yr achwynydd wybod am ganlyniad cwyn, a pha fecanweithiau mewnol neu allanol pellach sydd ar gael iddynt.
Bydd pob cwyn yn cael ei thrin gyda’r parch, y sensitifrwydd a’r disgresiwn mwyaf, o fewn amserlenni penodol.
Sicrhau bod pob cwyn a chanmoliaeth yn cael eu dadansoddi a’u hadolygu’n rheolaidd i gefnogi gwelliant parhaus ein gwasanaeth.
Hysbysu pob aelod o staff a dysgwyr am y polisi hwn a’r gweithdrefnau cysylltiedig.
Byddwn yn sicrhau bod dysgwyr ar bob lefel a math o ddarpariaeth yn cael eu cyfeirio’n glir at unrhyw sefydliad neu gorff allanol sy’n goruchwylio darpariaeth, safonau, disgwyliadau neu unioni cam, megis corff dyfarnu, y QAA neu Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol ar gyfer Addysg Uwch, nid yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr.
Bydd y Corff Llywodraethu yn gyfrifol am sicrhau bod:
- Y Polisi yn cael ei adolygu’n rheolaidd, yn unol â thelerau adolygu’r polisi, a bod cyngor priodol yn cael ei roi ar y cynnwys. Bydd y Prif Fwrdd yn cymeradwyo’r polisi.
Y Timau Uwch Reoli:
- Â chyfrifoldeb cyffredinol dros sicrhau bod trefniadau ar gyfer delio â chwynion yn effeithiol ar draws y Grŵp. Maent yn gyfrifol am ddatblygu trefniadau llywodraethu effeithiol a sicrhau bod polisïau perthnasol ar waith ar draws y Grŵp.
Bydd staff Ansawdd uwch ar draws y Grŵp yn:
- Sicrhau bod gan bob sefydliad unigol weithdrefnau cwynion, canmoliaeth a sylwadau ar waith.
- Sicrhau bod y polisi hwn a’r gweithdrefnau cysylltiedig yn cael eu gweithredu’n effeithiol ar draws y Grŵp.
- Sicrhau bod systemau ar waith i gadw cofnodion manwl, cywir a diogel o gwynion.
Bydd pob aelod o staff ar draws y Grŵp yn:
- Gweithredu yn unol â’r Polisi hwn a’r gweithdrefnau cysylltiedig.
- Mynychu digwyddiadau DPP perthnasol.
- Hysbysu dysgwyr ac ymwelwyr am y polisi a’r gweithdrefnau cysylltiedig, a’u cefnogi i gael mynediad at unrhyw gymorth.
Bydd pob dysgwr ar draws y Grŵp yn:
- Mynychu sesiynau sefydlu a thiwtorial/adolygu i sicrhau eu bod yn ymwybodol o’r polisi a’r materion y mae’n eu codi.
- Ymddwyn mewn ffordd sy’n cefnogi’r Polisi, gan gynnwys codi unrhyw bryderon gyda staff addysgu neu gymorth er mwyn iddynt allu cael mynediad at y cymorth sydd ei angen arnynt.
Rhaid i weithdrefnau ar draws y Grŵp ystyried y ddeddfwriaeth ganlynol, a bod yn eglur drwyddi draw:
- Deddf Diogelu Data 2018
- Deddfau Diogelu Rhyddidau (2012)
- Deddf Hawliau Dynol (1998)
- Deddf Plant (2004)
- Gweithdrefnau Cwynion ar gyfer Cyrff Llywodraethu Ysgolion yng Nghymru 2012
- Rheoli cwynion: canllawiau ar gyfer colegau addysg bellach a darparwyr dysgu seiliedig ar waith (Chwefror 2017)
- Canllawiau QAA
- Gweithdrefnau Addysg Uwch perthnasol sy’n ymwneud â chwynion
- Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol
Nid yw’r rhestr yn gynhwysfawr a gellir ychwanegu ati yn y dyfodol drwy basio statud gan Lywodraeth y DU neu Lywodraeth Cymru ar faterion sydd wedi’u datganoli o dan Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006.
Yn unol â gweithdrefnau’r Grŵp, ysgrifennwyd y Polisi hwn gan ystyried effaith unigolion yn unol â Deddf Cydraddoldeb 2010.
Mae’r polisi hwn yn rhoi cyfleoedd i bobl ddefnyddio’r iaith Gymraeg neu’r Saesneg. Mae’r dyletswyddau sy’n deillio o’r Safonau yn golygu na ddylai sefydliadau drin y Gymraeg yn llai ffafriol na’r Saesneg, ynghyd â hyrwyddo a hwyluso defnyddio’r iaith Gymraeg h.y. ei gwneud hi’n haws i bobl ei defnyddio yn eu bywydau bob dydd.
Darperir cefnogaeth ac arweiniad ynghylch cwynion i bob dysgwr waeth beth fo’r iaith y maent yn penderfynu cyfathrebu ynddi. Mae fersiwn Gymraeg o’r ddogfen hon ar gael.
Mae’r polisi hwn yn cysylltu â phob polisi Grŵp a gweithdrefnau cysylltiedig ond mae cyfeiriad penodol at:
Gweithdrefnau Cwynion, Canmoliaeth a Sylwadau
Gweithdrefn Asesu ac Apelio
Cyhoeddir y polisi hwn ar wefan y cwmni.
Mae’r polisi hwn wedi’i storio ar fewnrwyd y cwmni.
Rhennir y polisi hwn gyda dysgwyr a rhanddeiliaid.
Bydd y polisi hwn yn cael ei gyfleu a’i storio gan bob sefydliad trwy eu sianeli cyfathrebu mewnol a rheoli polisïau.
Adolygir y polisi hwn bob 2 flynedd.
Rheolwr Cyfrifol: Deon Ansawdd
Arweinydd Gweithredol: Dirprwy Bennaeth
Hygyrch i Fyfyrwyr: Ydw
Dyddiad cymeradwyo: 7 Gorffennaf 2020
Cymeradwywyd gan: Prif Fwrdd
Dyddiad yr Adolygiad Nesaf: Gorffennaf 2022
Rhif yr Adolygiad: 1
Dyddiad yr Adolygiad: Gorffennaf 2020
Dyddiad yr Adolygiad Nesaf: Gorffennaf 2022
- Mae’r polisi hwn a’r holl weithdrefnau cysylltiedig ar draws y Grŵp yn berthnasol i bob aelod o staff a dysgwr.
- Mae’r polisi hwn yn berthnasol i bob dysgwr ar bob rhaglen ddysgu, waeth beth fo’r dull neu’r lleoliad astudio.
- Mae’r polisi hwn yn berthnasol i bob partner a sefydliad masnachfraint.
- Mae’r polisi hwn yn berthnasol i ymwelwyr â’r Grŵp.